Если вы поищите в Интернете советы по тайм-менеджменту, вы найдете множество страниц с советами — от личных блогов до рецензируемых статей — где вы обязательно узнаете один простой прием, который сэкономит ваше время, избавит от стресса и избавит от стресса. Повысить продуктивность.
Многие рекомендации полезны, в то время как другие звучат слишком хорошо, чтобы быть правдой. На самом деле правильный подход зависит от задействованных людей, задач, команд и требований.
Научиться управлять своим временем может быть сложно, и у каждого будет свой путь. В этой статье мы обсудим некоторые распространенные заблуждения и эффективные стратегии, которые вы можете использовать вместо них.
1. Срочные задачи не всегда должны выполняться в первую очередь
Иногда вы можете услышать, что вам нужно сначала позаботиться о менее трудоемких, срочных задачах, потому что гораздо интереснее выбросить их и набрать обороты, чтобы вы могли сосредоточиться на важных. Однако, воздействуя на то, что ученые называют «преимуществом эффекта срочности» (срочные задачи имеют приоритет над важными), вы рискуете забыть о стратегическом планировании и применении творческого мышления.
Чтобы более эффективно управлять своим временем, вам нужно критически относиться к фильтрации и организации задач и избегать приоритезации задач на основе ощущения срочности, чему поможет постановка долгосрочных целей.
«Если вы не будете расставлять приоритеты в самых важных задачах или попытаетесь взять на себя слишком много, вам будет трудно не упасть в черную дыру», — пишет Майкл Уоткинс, автор, среди прочего
Первые 90 дней
. Она предлагает, чтобы у вас были четкие долгосрочные цели: «Найдите время, чтобы зафиксировать их и получить поддержку. Запишите их и прикрепите к стене. Каждый день смотрите на эти цели и спрашивайте себя: «Как дела?» что я делаю, помогая мне? идти в том направлении?».
Один из лучших советов по тайм-менеджменту, позволяющий уменьшить влияние расстановки приоритетов на основе срочности, — округлить оценку времени до даты окончания проекта. «Хорошая отправная точка — предположить, что проект займет на 10–25 % больше времени, чем вы ожидаете», — пишет профессор Техасского университета в Остине Арт Маркман. — «Это позволяет (…) ограничить «слепые пятна» в мозгу, отвечающие за планирование времени».
Имейте в виду, однако, что не существует одного «правильного» способа планирования — вполне возможно, что наиболее эффективным для вас будет работа в условиях срочности. Если вы сознательно расставляете приоритеты, общаетесь с командами и выполняете работу правильно, то ваш подход также уместен.
2. Сосредоточьтесь на управлении вниманием, а не расписанием
В рекомендациях по планированию времени обычно говорится, что разработка подробного расписания помогает держать все под контролем и эффективно распределять время, особенно если у вас есть несколько проектов с разными ожидаемыми результатами. Но в некоторых случаях планирование всего дня может создать ненужные ограничения.
По словам Криса Бейли, автора, среди прочего,
Гиперфокус. Как я научился делать больше за меньшее время
«Вы можете появляться на запланированных встречах, вы можете придерживаться фиксированного графика — большинство из нас умеет управлять своим временем, но этого нельзя сказать об управлении собственным вниманием.
Даже самый хорошо спланированный день может быть полностью контрпродуктивным, если мы отвлекаемся, а восстановить внимание непросто. Чтобы научиться лучше «управлять вниманием», бизнес-тренер Моник Валькур предлагает каждый день находить время для самоанализа: это помогает понять, что оказалось полезным, а что нет, и как действовать завтра. «Если один подход не работает, не продолжайте попытки, а попробуйте другой вариант», — пишет он.
Вы можете углубиться в планирование или действовать без жесткого графика, по прихоти — если это работает на вас. «Стратегии повышения эффективности… теряют свой мотивационный потенциал, если кажутся бессмысленными», — говорит Валькур. — Попробуйте подумать о том, что нужно сделать, исходя из собственных основных принципов — это поможет вам лучше сосредоточиться и оставаться сосредоточенным.
3. Думайте о том, что будет в результате, а не просто вычеркивайте задачи
Один из самых проверенных советов по тайм-менеджменту — начинать свой день со списка дел. Действительно: для многих работа с ней является успокаивающим и полезным занятием, но другие могут из-за нее застрять в рутине.
В загроможденном мире списки дел помогают нам следить за тем, делаем ли мы что-то и пропускаем что-то, и дают нам чувство выполненного долга, когда мы вычеркиваем следующий пункт. Сосредоточив внимание на достижениях и отдавая приоритет продуктивности, мы можем ограничить вашу свободу творческого мышления. Списки дел часто дают хорошие результаты, потому что они представляют собой четкий путь к конкретному результату: сделайте А, затем Б, затем С. Однако исследование, проведенное Висконсинской школой бизнеса, показывает, что, когда мы даем конкретное задание с четким решением, оно может быть ограничивающим.
Попробуйте более свободный подход к тайм-менеджменту — сосредоточьтесь на результатах, а не на задачах. «Этот подход фокусирует людей и команды на конкретном результате, а не на процессе его достижения», — сказала Дженнифер Робисон, старший редактор в
Деловой журнал Гэллапа
. — Это дает сотрудникам больше свободы использовать свои уникальные таланты для достижения целей по-своему.
Прививая корпоративную культуру, ориентированную на результат, менеджеры могут повысить инновационный потенциал и приверженность всех сотрудников. Если вы и ваша команда не можете полностью сосредоточиться на результатах, попробуйте альтернативу индивидуальному управлению задачами. Например, команда может обсуждать приоритеты на ежедневных совещаниях по планированию, а управление задачами может быть асинхронным онлайн — или же оно может быть централизовано в руках менеджера проекта.
Комбинируйте советы по управлению временем
В следующий раз, когда кто-то скажет вам, что нашел волшебное решение для повышения вашей производительности, помните, что важно действовать так, как вам удобно. Наши личные системы и привычки продуктивности оставляют место для творчества и позволяют нам сосредоточиться на самом важном. Обращайте больше внимания на то, что, как и почему вы делаете (в удобной для вас манере), и вы будете на верном пути к тому, чтобы сделать свою трудовую жизнь максимально продуктивной.
О переводчике
Эта статья была переведена Alconost.
Alconost находит игры, приложения и веб-сайты на более чем 70 языках. Нативные переводчики, лингвистические тесты, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любой формат строковых ресурсов.
Также делаем рекламные и обучающие фильмы — для сайтов, продажи, имидж, реклама, обучение, тизеры, эксплеты, трейлеры для Google Play и App Store.
